‘Van het één op het andere moment, gaf ik leiding op afstand!’ Je kunt wel stellen dat ik met het diepe in gegooid voelde. Daarom alleen al zal ik 16 maart 2020 nooit vergeten. We zaten allemaal thuis, in die verwarrende eerste 14 dagen en moesten van alles opnieuw uitvinden. Het was alle hens aan dek en we kregen het voor elkaar om alles te regelen voor onze afnemers. Toen die crisis voorbij was, konden we in de zomer weer deels naar kantoor tot ergens in oktober. Toen begon ik pas het gevoel te missen van contact en voeling met de dienstverlening en de productiviteit. Dat gaat zo veel gemakkelijker als je elkaar fysiek op kantoor ontmoet. Ik merk nu dat er meer nodig is. Dat er deels anders gestuurd moet worden; dat ik andere middelen in moet zetten. En verder dat er anders vergaderd moet worden om de geest in de fles te houden.

Aan het woord is Marcia – projectmanager bij een middelgrote gemeente.

Omdenken als sleutel

Hoe manage ik mijn team op afstand; je kunt het zien als een vloek, maar ook als een kans. De mogelijkheid om een team op afstand te managen is een unieke kans voor veel leidinggevenden in de huidige arbeidsmarkt. Het is een kans, omdat je nu noodgedwongen ervaring opdoet met managen op afstand. Dat kun je toch maar mooi kwijt op je cv en je LinkedIn-profiel.

Belangrijk is wel dat je verwoord door welke acties en houding je succesvol jouw team op afstand gemanaged hebt. Managen op afstand is nog steeds niet mainstream. Mensen met ervaring hebben straks meer dan een streepje voor. Gewoonweg, omdat vanuit huis werken steeds ‘normaler’ wordt.

Leiding geven op afstand; wat te Overwinnen

Het managen van medewerkers op afstand heeft zijn eigen uitdagingen. Echter, het managen van teams op afstand heeft ook een aantal voordelen; het is een kwestie van eerst enige uitdagingen overwinnen. Gelukkig zijn veel van deze problemen die je misschien tegenkomt niet nieuw. Ze zijn ze aangepakt door leidinggevenden die al ervaring opdeden met managen op afstand. De vier problemen die je waarschijnlijk tegenkomt, zijn hier op een rij gezet met een voorzet voor mogelijke oplossingen.

  1. Volg de productiviteit van je team

Zoals hierboven omschreven lijkt het lastiger om te checken of je medewerkers en team vooruitgang boeken. Als nieuwbakken manager op afstand lijkt het misschien alsof je minder kunt doen zonder direct contact of feedback. Afhankelijk van hoe je team werkt, zijn er een aantal manieren om hiermee om te gaan. Als het tot de teamcultuur behoord om de taken resultaatgericht aan pakken, dan is het sowieso al geen prioriteit om constant de controleren wat de status van de voortgang is.

Wanneer je mensen het werk op tijd inleveren en het niveau is hoog laat ze dan vooral lekker doorwerken. Houd het bij periodieke controles als steekproef. Maak je vooral geen zorgen zolang het werk lekker doorloopt.

Is de voortgang van de productiviteit wel een probleem? Er zijn legio online projectmanagementtools en technieken beschikbaar die voor inzicht in de voortgang zorgen. Daarmee houdt het team koers en het helpt teamleden om gericht resultaten te leveren.

Nu zijn er teams die behoefte hebben aan een extra duwtje in de rug of het op regelmatige basis krijgen van input. Bekijk dan eens, in overleg met het team, welke methoden en tools het meest geschikt zijn om te implementeren. Daarnaast is het verstandig om je teamleden aandacht te geven en regelmatig een één op één met elk teamlid in te roosteren.

  1. Blijvende aandacht voor de cultuurwaarden

Veruit de meeste organisaties hebben vastgelegd wat de missie en de kernwaarden zijn, hoe ze willen werken en het daarbij horende arbeidsethos. Dit wordt hoogstwaarschijnlijk vermeld bij selectieprocedures en het is een onderwerp tijdens de onboarding. Het op afstand werken vraagt om een andere inspanning om de cultuur te verspreiden en onderhouden. Het vraagt er nog meer om dat je een levend voorbeeld bent van de organisatiecultuur en dat je anderen aanmoedigt je voorbeeld te volgen.

Dit impliceert dat jij jezelf een spiegel voorhoudt en je afvraagt hoe je de cultuur leeft en voorspiegeld. Als je eenmaal een echte cultuurambassadeur bent en een beeld helder hebt over hoe dit uit te dragen, is het tijd voor de volgende stap. Onderzoek dan door welke unieke manieren je de cultuur versterkt in een situatie van werken op afstand van elkaar. Initieer acties, te beginnen met de virtuele casual vrijdag ontmoeten of een equivalent daarvan. Betrek je teamleden bij het genereren van ideeën. Wat je aandacht geeft groeit en het samen leven van de cultuur zorgt voor binding.

  1. Inrichten van de teamcommunicatie

Er zijn zoveel verschillende manieren van communiceren. Neem daarom de tijd om te kiezen voor de beste manier van teamcommunicatie. De één communiceert graag via e-mail, terwijl de ander de voorkeur geeft aan telefoneren. Als het om teamcommunicatie gaat, is het belangrijk om consequent te zijn en daarbij kun je het best de teamleden inschakelen. Creëer zelf, of het liefst met je team, een communicatiebeleid. Kies de communicatiewijze en tools waar de meeste overeenstemming over is. Dit kan onder meer inhouden dat je één keer per week bepaalde geplande gesprekken voert via beeldbellen. Voor iedereen is duidelijk wat daarin besproken wordt. Via het schermdelen kan iedereen kennis nemen van de stand van zaken rond een project of andere belangrijke kwesties.

Moedig de teamleden altijd aan om live contact met elkaar te zoeken. Zeker in geval van misverstanden, die tot conflicten kunnen leiden, is het verstandig om dit aan te moedigen.

Omdat de omstandigheden van een team op afstand sterk kunnen verschillen, is er geen one-size-fits-all oplossing! Vandaar dat ik aanraad om eerst onderzoek te doen naar wat zou kunnen werken in jullie specifieke werksituatie.

Implementeer tools en spreek een testperiode af om te zien wat de resultaten zijn. Dan kun je bijsturen en verbeteren. Zorg ervoor dat iedereen zich aan de regels en afspraken houdt. Je zult merken dat de teamcommunicatie minder chaotisch of statisch wordt. Dit is bevorderlijk voor de productie of dienstverlening. En, de sfeer houd je er ook mee op peil.

  1. Het welbevinden van medewerkers

Hoewel werken op afstand een geweldige manier is om een goede balans tussen werk en privéleven te bereiken, kunnen de grenzen soms vervagen. De één gaat er trouwens beter mee om dan de ander. Want, wanneer je moet nou werken en wanneer ontspan je?

Zonder een duidelijk onderscheid te maken tussen kantoor en thuis, kan het zijn dat een deel van je team in ongezonde gewoontes vervalt. Dit kan leiden tot: spanningen in de gezinssituatie, een burn-out, eenzaamheid, en zelfs depressies. Dit is voor niemand goed. Het gevaar is een verminderde duurzame inzetbaarheid door uitval. We willen toch allemaal dat iedereen gezond is, gelukkig is en het beste uit zichzelf haalt. Hoe bewaak je dit nu op afstand?

In het geval je een tijdregistratie- of productiviteitstool gebruikt, kijk dan uit naar mensen die veel langer werken dan ze zouden moeten. Plan regelmatig momenten waarin je checkt hoe jouw mensen zich voelen. Schroom niet en geef advies als je het gevoel hebt dat sommige mensen veel overwerken.

Een ander teken aan de wand is dat een teamlid nauwelijks actief betrokken is bij de sociale aspecten die je aanbiedt. Bel dan om te vragen of alles in orde is. Besef dat je niet altijd moet verwachten dat mensen naar u toe komen met hun problemen. Het is goed om wat onderzoek te doen en proactief ondersteuning te bieden. Helaas komen we er in z’n algemeenheid vaak te laat achter dat iemand ongezonde werkgewoontes heeft. Het is dus goed om alert te zijn en op tijd te interveniëren.

Dit deed Marcia

Qua welbevinden van medewerkers kwam ik er al snel achter dat er geen pauzes meer tussen vergaderingen zaten. We werken een soort van super professionals die van half 9 tot half 6 bezig waren. Het leidde tot een soort vervreemding die de productiviteit en dienstverlening niet tegen goede kwam. Door het opvoeren van aandacht voor het menselijk aspect en gezondheid lopen een flink aantal zaken nu beter. Onze meetings zijn nu effectiever en we gebruiken daarvoor andere werkvormen en een aantal online tools. Het was wel even vechten om onze IT-afdeling zover te krijgen om dit toe te laten, maar dat is gelukt.

Online workshops

Paola Pisu ontwikkelde samen met Annemiek van Bussel (Wij maken Workshops) een aantal online workshops die teams begeleiden bij het op een gezonde manier werken in de huidige situatie. Solo begeleiden zij workshops tot 9 deelnemers. In totaal kunnen 15 deelnemers deelnemen aan een workshop die door hen beiden gefaciliteerd worden.

Met een samenwerkingspartner verzorgt Paola tevens workshops op het gebied van het implementeren van de hard skills. Neem contact op als je hierover van gedachten wilt wisselen tijdens een virtuele koffie.