Als de dag van gisteren weet ik het nog; de dag dat ik werd aangenomen als vestigingsmanager bij een uitzendclub. ‘Na ongeveer een half jaar, of zo snel als er plaats is, ga je deelnemen aan een management development traject’, vertelde de districtsmanager mij. Ik werd vier weken lang in een andere plaats bij een zeer kleine vestiging ingewerkt in de processen en procedures, voordat ik naar mijn eigen vestiging ging. Dat was het dan. Eind jaren negentig ging het er zo aan toe en achteraf kan ik zeker melden wat er beter kan aan het inwerken van nieuwe managers.
Onboarding voor managers
Onboarding programma’s voor nieuwe personeelsleden zijn steeds normaler geworden de afgelopen tien jaar. Bedrijven organiseren een uitgebreid, warm welkom ritueel voor nieuwe medewerkers. Onboarding van nieuw managementtalent is net zo belangrijk zijn voor de organisatie. Ze zijn belangrijk voor een team of afdeling en zijn mede waarde- en cultuur(uit)dragers van de organisatie. Genoeg redenen dus om ze ook hartelijke welkom te heten en ze uitgebreid voor te bereiden op de functie en rol.
Op zoek
Vandaar dat ik eens op zoek ging op het Internet om input te vinden voor een onboarding programma voor managers. Eerlijk gezegd viel de oogst van de zoektocht knap tegen tot mijn verbazing. Het enige echt inhoudelijke artikel hierover vond ik in een blog van Asana. Zij beschrijven daarin uitgebreid hoe ze zaken aanpakken. Hun ideeën en de mijne heb ik gecombineerd in de onderstaande beschrijving en vijf tips. Laat het me vooral even weten als je dit toepast en wat de positieve uitkomsten zijn.
Stevig op de rails
Met het aanstellen van managementtalent creëer je een kans op impact. Deze nieuwe aanwas start met een flinke dosis energie, ideeën en creativiteit. Ze stellen vragen die de gevestigde orde al lang niet meer stelt.
En tegelijkertijd is er kans op het binnenhalen van een uitgestelde teleurstelling!
Bij het aannemen van talent van buiten missen ze nog organisatiecontext en -kennis. In het geval van interne aanwas, is er een ander vraagstuk. Zij moeten zich maar zien te redden in een andere rol binnen de organisatie. Ze moeten zich waarmaken in een omgeving waar ze ‘een bekende’ zijn. Als organisatie heb je er alle belang bij om zowel ex- als intern managementtalent stevig op de rails te zetten. Dit doe je door te investeren in een onboarding.
Inclusie en erbij horen
Onboarding is een belangrijke voorspeller voor succesvol functioneren. Het biedt managers de mogelijkheid om snel en in de breedte effectief te zijn. Het geeft mensen een gevoel van inclusie: ‘Er wordt moeite gedaan om te laten merken dat ik erbij hoor! Dat het belangrijk is dat ik snel uit de voeten kan. Dit voedt mijn zelfvertrouwen.’
Het verloop en de uitval door ziekte van managers is daardoor significant kleiner. Als deze medewerkers een solide basis krijgen, helderheid over hun rol en zelfvertrouwen in hun werk; dan blijven ze langer.
Binding en vertrouwen
Trek voor de onboarding gerust vier tot twaalf weken uit. Het traject zorgt voor binding en (zelf) vertrouwen van het managementtalent.
Hoe kom je nu toe een goede inhoud voor de onboarding? Ik beschrijf eerst een aantal basissessies gevolgd door een aantal andere onmisbare tips en ingrediënten. Deze vier sessies zijn prima informatie en gereedschap om een basisgevoel te krijgen. Ze gaan over:
- Functies, teams en rollen en bij wie kun je waarvoor terecht?
- Operationele kennis plus de materiele uitrusting die nodig is om praktisch te kunnen functioneren.
- Introductie in producten voor productkennis of kennis van diensten.
- Cultuur en waarden en de wijze waarop de organisatie verwacht hoe managers dit uitdragen.
Ingrediënten voor de onboarding van nieuwe managers
Tip 1. Collectieve inspanning
Zorg ervoor dat er verschillende mensen en afdelingen bij het onboarding proces betrokken zijn. Denk bijvoorbeeld aan een onboarding mentor of buddy, diverse teams, collega-managers en collega’s bij de verschillende stafafdelingen. Het ligt er maar net aan hoe jouw organisatie eruit ziet. Onboarding is een collectieve inspanning waarin verschillende mensen een rol hebben en die verantwoordelijkheid ook echt nemen.
Om je als organisatie goed voor te bereiden, nemen je alle activiteiten en verantwoordelijkheden op in een schema en planning. De direct leidinggevende en de onboarding mentor stellen een programma samen dat goed past bij de specifieke taak en rol van de nieuwe manager.
Tip 2. Leg de focus op ontmoetingen
Als nieuwe managers iets snel moeten zijn, dan is dat ‘geloofwaardig’. Door ‘geloofwaardigheid’ winnen de nieuwelingen het respect van collega’s en teamleden. Dat is voelbaar en in verreweg de meeste gevallen voedt dit het vertrouwen dat je in je nieuwe rol als manager succesvol zult zijn. Het is dus zaak om tijd in het onboarding programma in te ruimen voor het opbouwen van geloofwaardigheid.
Om het pad naar geloofwaardigheid te stroomlijnen plan je ontmoetingen met collega’s en teams. Daarin is de gelegenheid tot uitleg en vragen stellen. Men leert elkaar kennen en weet elkaar vervolgens beter te vinden. Door elke nieuwe manager deels een individueel programma te geven, in plaats van alleen een generiek (groeps)programma, beschikt hij snel over de kennis die bewegen door de organisatie vergemakkelijkt.
Tip 3. Evalueer en stel de onboarding voor managers bij
Zorg ervoor dat je vanaf de eerste onboarding feedback verzamelt. Zo maak je inzichtelijk of het naar verwachting is verlopen. Dit doe je tijdens het proces, maar ook dertig en zestig dagen na de start haal je feedback bij de nieuwe manager. Door (werk)ervaring wijzer geworden, heeft hij inmiddels een beter totaaloverzicht. Juist dan kan hij zeer waardevolle informatie geven over wat goed was aan de onboarding en wat er nog aan ontbrak.
Tip 4. Balans tussen algemene kennis en diepgang
Een generieke onboarding geeft een oppervlakkig totaaloverzicht van de vele aspecten binnen de organisatie. Het talent krijgt daardoor absoluut een eerste indruk en veel informatie. Echter, per functie is het raadzaam om meer diepgaande kennis op specifieke gebieden aan te reiken. Hij wordt daarmee beter ingewerkt en zal minder fouten maken in de startperiode.
Zoom bij de voorbereiding op de individuele onboarding in op kritische succes factoren die horen bij de functie. Maak deze onderdeel van het programma!
Tip 5. Geef ze een tweedaagse onboarding workshop
In deze tweedaagse workshop is er intensieve aandacht voor de mentale kant van de keuze om manager te worden. Wat is de betekenis en impact van mijn keuze? Hoe werken mijn drijfveren en motieven door in mijn functioneren?
Aan de hand van tips van ervaren managers stellen deelnemers vast hoe ze in hun werk willen staan. Door interactieve oefeningen onderzoek ze welke invloed ze hebben op hun werkomgeving en vice versa. Zo beginnen ze goed voorbereid aan hun nieuwe functie, rol en vooral hun nieuwe positie.
De complete workshop omvat vier thema’s en duurt twee dagen. De thema’s zijn:
- Wat betekent dat ‘manager zijn’?
- Welke keuze heb ik gemaakt en hoe geef ik daar succesvol inhoud aan?
- Hoe kijken collega’s hoger en lager in de hiërarchie naar mij? Hoe ga ik verstandig om met obstakels en hobbels onderweg?
- Wanneer ben ik succesvol als manager?
Meer weten of maatwerkwensen?
Wil je meer informatie en advies over de onboarding van nieuwe managers, stuur een bericht. In het geval je een onboarding workshop overweegt en maatwerk wil; dat is mogelijk! In een gesprek stemmen we af wat de specifieke wensen zijn waarna een voorstel wordt gedaan.
